Comment PASàPAS aide une entreprise de distribution à faire le grand saut logistique

Itw avis expert SAP EWM

Changer d’entrepôt, transformer ses processus tout en migrant vers une nouvelle solution progicielle de gestion. C’est le pari qu’a fait une entreprise spécialisée dans les fournitures de bureau. Un grand saut qu’a accompagné PASàPAS, avec la solution WMS de SAP : SAP EWM (Extended Warehouse Management).

Aurélien Mermet-Guyennet, consultant expert SAP EWM chez PASàPAS

Transformer les processus, migrer de logiciel tout en changeant d’entrepôt. C’est à ce pari ambitieux que s’est attaqué une entreprise française de distribution de fournitures de bureau. Un projet multi-dimensionnel, mais aussi complexe. En effet, la société en question gère pas moins de 40 000 références, toutes présentes dans l’entrepôt. « Et le service proposé, qui touche toutes les fournitures de bureau, promet une livraison sur toute la France en 24 heures », ajoute Aurélien Mermet-Guyennet, consultant expert SAP EWM au sein de PASàPAS, le prestataire qui a accompagné la société dans son projet de transformation pour le volet touchant à la modernisation applicative.

Un projet qui démarre d’un constat, celui des insuffisances de l’ancien entrepôt pour porter la croissance du groupe. En parallèle, le logiciel gérant cette partie de l’activité doit aussi être mis à jour, la société exploitant une solution ancienne qui n’est plus maintenue par son éditeur. Le groupe se tourne vers un bâtiment neuf, plus grand, un entrepôt moderne équipé d’un convoyeur, mais aussi d’un PTS (Picking Tray System), une solution automatisée de stockage / déstockage de bacs. 30 000 bacs sont ainsi gérées dans une armoire robotisée facilitant la préparation de commandes, assurée par quatre postes distincts.

 

 

Miser sur un paysage IT homogène

En somme, un environnement totalement renouvelé pour le spécialiste des articles de bureau. « Nous sommes partis d’une feuille blanche », se remémore Aurélien Mermet-Guyennet. L’enjeu ? Mettre en musique le nouvel ensemble, incluant les interfaces avec le convoyeur et le PTS. Rapidement, le distributeur s’oriente vers la solution de gestion d’entrepôt de SAP pour moderniser son paysage applicatif et ses processus. Un choix logique, la société ayant opté pour cet éditeur comme progiciel de gestion dès 2017. « L’homogénéité du paysage IT qui en découle facilite l’intégration », analyse le consultant.

Sélectionné à l’issue d’un appel d’offres, PASàPAS, qui possédait une expérience dans le support de SAP EWM, mène alors son premier projet d’implémentation de cette solution. « Nous avons beaucoup appris, notamment du fait de la complexité de ce projet impliquant pas moins de cinq parties prenantes, dont quatre autres prestataires », relate le consultant. D’autant que le délai de réalisation est fixé à moins d’un an, en pleine période de Covid, donc avec de nombreux travaux réalisés en distanciel. Pour Aurélien Mermet-Guyennet, la réussite de ce type de projet dépend notamment du soin apporté à la phase de cadrage – « très importante pour appréhender la complexité des processus, les exceptions, la présence de solutions maison » – ainsi que des efforts consacrés à la conduite du changement. Le projet a également permis de valider la souplesse de la solution SAP EWM, et sa capacité à s’adapter « à n’importe quelle situation », selon Aurélien Mermet-Guyennet. « Le progiciel permet de modéliser l’environnement physique et d’adapter le processus en fonction », souligne notamment ce dernier.

 

Une mise en production progressive, pour limiter les risques

Démarré en septembre 2019 par des ateliers visant à mieux comprendre les processus de l’entreprise, le projet est ensuite passé par une phase de réalisation de la solution, une étape clef qui a mobilisé 5 consultants fonctionnels et 2 développeurs chez PASàPAS pendant pas moins de 7 à 8 mois. C’est au cours de cette étape que sont développés les spécifiques, notamment les interfaces vers le convoyeur et le PTS, mais aussi un mini système de gestion des transports, permettant de sélectionner les transporteurs en fonction d’un certain nombre de critères propres à la société de distribution d’articles de bureau.

Démarre alors la phase de tests. « Après les tests unitaires, nous sommes passés à une étape de tests en masse, consistant par exemple à lancer en une fois la préparation de 300 commandes afin d’analyser l’ensemble des erreurs qui en découlaient », relate le consultant de PASàPAS. Puis vient la mise en production de SAP EWM. « Mais avec un démarrage très progressif, explique le spécialiste du progiciel. Nous avons commencé par les seules réceptions d’articles en mai 2021, avant d’étendre le périmètre aux expéditions, en septembre. Et cette extension a, elle-même, été graduelle, puisqu’elle n’a d’abord concerné que l’inter-dépôts avant d’intégrer peu à peu les transporteurs livrant les clients, afin de lisser la montée en charge » Une démarche qui visait à réduire les risques et à limiter au maximum l’impact sur les clients tout en assurant, au démarrage, le remplissage du nouvel entrepôt.

 

« Réapprivoiser le catalogue tout en accompagnant l’évolution des besoins »

Aujourd’hui, SAP EWM est en production et assure un taux de service de 95%, soit le pourcentage moyen de lignes de commandes servies par le progiciel. Les exceptions s’expliquent notamment par l’implantation différente des produits dans le nouvel entrepôt et par les nouvelles méthodes de préparation de commandes. « Les équipes doivent réapprivoiser le catalogue, ce qui peut prendre 12 à 18 mois. D’autant qu’en parallèle, elles doivent aussi accompagner l’évolution des besoins des clients », analyse Aurélien Mermet-Guyennet.

Pour ce dernier, si le projet a dû dépasser certains obstacles assez naturels du fait de son ambition et de son timing serré, le bilan demeure très positif. « Les équipes sont fières de ce qui a été accompli, particulièrement si on tient compte de la complexité de l’ensemble. L’entrepôt et la solution progicielle constituent une vitrine logistique, mais aussi technologique pour l’entreprise, du fait du haut niveau d’automatisation mis en œuvre », résume-t-il. Une vitrine qui sert 25 000 lignes de préparation de commandes par jour, auxquelles s’ajoutent 5 000 lignes de réception. Même si apprivoiser en parallèle un nouvel outil et un nouvel entrepôt reste un défi pour les équipes opérationnelles du distributeur, ce dernier entend bien continuer à faire évoluer sa solution au rythme des améliorations apportées par SAP. Une façon de garder sa vitrine technologique au goût du jour.

 

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