Digitalisation des notes de frais : tout le monde peut y gagner

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En numérisant de bout en bout le processus, de la saisie des justificatifs dans une application mobile jusqu’aux conséquences comptables, la digitalisation des notes de frais permet à la fois d’améliorer l’expérience utilisateurs et de dégager des gains d’efficacité.

Florence BAUD, consultante SAP Concur

Si la crise du Covid a entraîné le gel – momentané – de certains investissements, elle a surtout poussé les entreprises à accélérer la digitalisation de leurs processus. Cette dynamique vaut notamment pour la gestion des notes de frais. Avec la généralisation du télétravail, les employés n’ont plus toujours accès aux scanners et imprimantes de l’entreprise. Il faut donc bâtir des processus 100% digitaux, adaptés aux terminaux mobiles que privilégient les utilisateurs. « Tous ces nouveaux besoins ont été intégrés dans SAP Concur, note Florence Baud, consultante PASàPAS spécialisée sur cette solution SaaS de gestion des notes de frais. Les processus proposés sont plus légers, plus souples et l’outil propose une digitalisation à valeur probante. » Autrement dit, les justificatifs numérisés ont désormais la même valeur que les originaux papier (suite à un changement des règles de l’URSSAF en 2019). « Ce qui signifie que la note de frais peut être entièrement réalisée en situation de mobilité », se réjouit la consultante.

 

Autre évolution majeure, elle aussi symbolique du changement d’époque : la prise en compte de la dimension écologique, du besoin exprimé par la société de mieux se déplacer. « Lors des réservations de voyage, l’outil va proposer des alternatives à l’avion par exemple, en chiffrant le coût en CO2 de chaque option, ou proposer des hôtels labellisés sur le développement durable », illustre Florence Baud. Si ces fonctionnalités sont déjà disponibles, il s’agit toutefois encore de démarches nouvelles pour les DAF, qui cherchent à allier développement durable et baisse des coûts.

 

Automatiser les contrôles pour diminuer les tâches manuelles

Une dernière préoccupation qui renvoie à d’autres fonctions placées au cœur de SAP Concur. Comme le respect des réglementations des différents pays, avec la TVA s’appliquant à chaque territoire. « L’outil permet d’automatiser la récupération de la TVA, dans des pays comme la France par exemple. C’est un premier gain tangible, car toutes les entreprises ne prennent pas cette peine », argumente la consultante. Au-delà de cet aspect légal, chaque entreprise possède aussi sa propre politique de gestion des notes de frais, avec ses contrôles et son reporting propre. « Sur ces aspects également, Concur amène une optimisation des processus permettant de détecter les erreurs ou les fraudes, via l’implémentation des bonnes pratiques et l’utilisation de contrôles automatiques. Ce qui permet de diminuer la charge de travail pour le service comptable », détaille Florence Baud. Par exemple, le progiciel va automatiser le calcul du taux de change en prenant en compte la date de la dépense ou encore fiabiliser le calcul des indemnités kilométriques. Or, les études estiment qu’en moyenne, 22% des indemnités kilométriques figurant sur les notes de frais dépassent les distances réelles des trajets.

Sur tous ces sujets, SAP déploie la même politique que celle qui prévaut pour ses autres progiciels SaaS : toutes les fonctions liées à la législation, mais aussi les bonnes pratiques et les contrôles sont intégrées au standard. Même si ces processus peuvent être personnalisés aux besoins de chaque entreprise, lors du projet de déploiement.

 

Rembourser plus rapidement les salariés

A l’autre bout de la chaîne, le déploiement de Concur permet aussi de simplifier la vie des utilisateurs, qui peuvent gérer leurs notes de frais, mais aussi leurs réservations d’hôtels ou de voyages, directement dans une application mobile. Un outil qui intègre des fonctions intelligentes, comme de la reconnaissance automatique de caractères portant sur les justificatifs numérisés. « Et il s’agit d’une technologie apprenante. Si le nom d’un restaurant est inconnu du système, sa saisie par l’utilisateur permettra une reconnaissance automatisée en cas de présentation d’un nouveau justificatif émanant de cet établissement », précise la consultante. Par ailleurs, si le système est connecté à des partenaires (sociétés de taxis, prestataires d’hébergement, chaînes d’hôtels, etc.), les factures de ces derniers sont automatiquement récupérées dans l’outil. Enfin, en fluidifiant les tâches de back-office, SAP Concur garantit aux utilisateurs des remboursements plus rapides des frais qu’ils avancent.

Sur ces projets, PASàPAS accompagne les entreprises de bout en bout, du choix de la solution à l’intégration, en passant par la définition de la politique de gestion des notes de frais, l’implémentation et la mise en production. « Les projets peuvent ne demander que 4 à 5 mois si l’entreprise dispose déjà d’une politique bien structurée de gestion des notes de frais, détaille Florence Baud. Si ce n’est pas le cas, il faudra travailler, avec les instances représentatives de l’entreprise, à bâtir une telle politique, ce qui prendra un peu plus de temps. » Pour la consultante, un des enjeux de ces projets consiste à privilégier la simplicité, pour ne pas imposer à l’entreprise de travail supplémentaire sur ce qui reste avant tout une tâche rébarbative. « Il n’y a pas de raison de ne pas rentrer dans le standard proposé par le système », tranche-t-elle.

 

Un gain de temps de 60% en moyenne

Avec ces principes en tête, PASàPAS a notamment déployé Concur chez un de ses clients du secteur de l’énergie et de l’industrie. « L’objectif principal consistait à mettre en œuvre un outil totalement intégré jusqu’à la comptabilité, en réduisant le nombre d’étapes de validation et en digitalisant l’intégralité du processus », explique Florence Baud. Le déploiement de SAP Concur visait aussi à simplifier la vie d’une population d’employés qui se déplacent en permanence. Au final, le projet a permis à ces derniers d’obtenir plus rapidement le remboursement des frais qu’ils avancent, tandis que l’entreprise, elle, a simplifié et accéléré la gestion de ce processus et a gagné du temps sur les contrôles (grâce aux mécanismes intégrés au logiciel).

La fluidification du processus de gestion des notes de frais apportée par la digitalisation est d’ailleurs chiffrée par les études. En moyenne, celles-ci estiment que l’automatisation et la dématérialisation apportées par une solution comme Concur diminuent de 60% le temps de création d’une note de frais et le temps dévolu à son approbation.

 

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