Mettre en place une pérennisation des dispositifs de développement des compétences

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Afin d’assurer aux utilisateurs métiers une utilisation optimale et efficace de SAP, toute structure se doit de mettre en place une pérennisation des dispositifs de développement des compétences. PASàPAS-KPF propose en ce sens une offre complète avec une approche globale grâce à un accélérateur structurant : SAP Workforce Performance Builder. Explications de nos experts Eric Auberger, Manager Ressources chez PASàPAS-KPF et Grégory PIK, Consultant en Conduite du Changement et Expert sur WPB chez PASàPAS-KPF.

Que pouvez-vous nous dire sur la pérennisation des compétences dans le cadre de SAP ?

La nécessité de la conduite du changement et plus globalement de l’accompagnement des utilisateurs dans le cadre d’un projet SAP est communément admise. En revanche, la phase de démarrage est trop souvent considérée comme l’objectif final alors qu’il ne s’agit que d’une étape. En effet, la solution SAP va évoluer (ajustements, extensions), des mouvements de personnels vont s’opérer parmi les « sachants » (membres de l’équipe projet, utilisateurs-clés) et les utilisateurs (arrivées, changements de postes, mutations, départs…). La somme des événements va paradoxalement entraîner avec le temps une diminution de la maîtrise de la solution SAP par l’entreprise.

 

Quels sont les besoins et/ou problématiques des structures ne mettant pas en place de pérennisation des dispositifs de compétences ?

Les conséquences de cette situation sont diverses pour les entreprises : diminution des compétences, des informations manquant de fiabilité ce qui rend plus complexe le pilotage de l’entreprise, des fonctions de l’application ne sont pas utilisées par méconnaissance, des coûts de support qui ne diminuent pas. En synthèse, la solution n’apporte pas la valeur attendue lorsque le projet a été lancé initialement.

 

Quels sont les outils et/ou processus nécessaires et pourquoi ?

Les solutions relatives à la pérennisation sont multiples et chaque entreprise devrait adopter un dispositif correspondant à son organisation, ses particularités ou ses moyens.

Les solutions relatives à la pérennisation sont multiples et chaque entreprise devrait ainsi pouvoir adopter un dispositif correspondant à son organisation, ses particularités ou ses moyens. Mais avant de parler solution, il est important que l’entreprise prenne conscience des améliorations à apporter, de la nécessité de mobiliser un budget et de désigner une structure interne pour prendre en charge de cette activité (Direction informatique, Centre de Compétences SAP, Direction métier, RH…).

La première phase consiste à définir les processus de la pérennisation et les rôles associés. Qui déclenche les mises à jour et les créations des documents ? Qui les valide ? Comment les diffuser ? sont ainsi des questions essentielles à se poser. La constitution d’un réseau de « sachants » est également un facteur d’efficacité. Une telle organisation va servir de relais entre une structure centralisée et la communauté des utilisateurs pour les supporter localement, pour identifier et faire remonter leurs besoins, pour diffuser les évolutions mais également pour prendre en charge et « coacher » les nouveaux entrants afin de leur donner le socle de connaissances nécessaires à leur prise de poste.

Il est alors possible de parler solutions ou dispositif. Dans ce domaine, un outil de gestion documentaire (production et diffusion) peut être un plus. Il permettra de structurer la documentation, d’accélérer sa production et sa localisation, de faciliter sa maintenance. Puisque notre propos porte sur la pérennisation des connaissances autour de SAP, il est évident qu’un outil comme SAP Workforce Performance Builder (WPB) est particulièrement adapté à cette problématique. Outre la documentation au sens strict du terme, il permet également de produire facilement des modules de e-learning et une aide en ligne contextuelle pouvant être associée à chaque champ. Pour faire le lien avec le point sur le réseau de sachants, le e-learning est un mode d’apprentissage très pertinent dans un dispositif d’intégration de nouveaux collaborateurs. Le sachant joue le rôle de tuteur pour organiser l’acquisition des connaissances et répondre aux questions. L’apprentissage proprement dit pouvant être fait avec les modules d’auto-formation.

 

Avez-vous en tête le cas d’un client ayant mis en place ce dispositif et comment cela s’est-il déroulé ?

Deux exemples très différents peuvent répondre à votre question.

Le premier concerne un industriel du secteur de la santé qui, dans le domaine de la gestion de production a constitué un réseau de sachants à trois niveaux :
– Un niveau central porté par un responsable de domaine/processus pour l’ensemble du groupe.
– Un niveau de référents « régionaux » (Europe, Amérique du Nord, Asie/Pacifique).
– Un niveau coach/tuteurs par pays et/ou site pour être au plus près des utilisateurs.
Les missions de ce réseau sont celles décrites précédemment. Le résultat constaté est que les utilisateurs ont une bonne maîtrise à la fois des processus métier et de la solution SAP. Ils sont globalement très efficaces et autonomes. Ils sollicitent très peu les structures de support.

Le deuxième exemple concerne un autre de nos clients dans le domaine du BTP. Ce groupe connaît depuis plusieurs années une forte croissance obtenue par le rachat de sociétés régionales de plus petite taille. Pour assurer la maîtrise de sa solution par les nouveaux collaborateurs, nous avons conçu et mis au point un cursus par profil et pour anticiper les besoins en formation, nous avons planifié chaque mois des sessions afin de réduire la période entre l’arrivée dans le groupe et la montée en compétences.

 

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En savoir plus : contact@pasapaskpf.com

PASàPAS-KPF www.pasapaskpf.com

Fruit du rapprochement entre les expertises complémentaires de PASàPAS et de KPF Groupe, le Groupe PASàPAS – KPF s’impose comme le nouveau leader français de l’accompagnement 100 % SAP®, avec toujours le même engagement 100 % Humain dans ses relations collaborateurs / clients.

 

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