Dans la foulée de son rachat par Vivendi, Prisma Media donne un coup de jeune à son datawarehouse BW, supportant la planification budgétaire du groupe. Un projet marqué par de multiples opérations concomitantes et qui devait, qui plus est, être synchronisé avec une migration de l’ERP.
Répondre à l’urgence tout en assurant la concordance des temps. Auparavant propriété du groupe allemand Bertelsmann, Prisma Media, premier groupe de presse magazine en France, passe dans le giron de Vivendi en mai 2021. Un changement de propriétaire qui se traduit par un certain nombre de bouleversements pour l’IT du groupe de presse. D’abord, l’ERP – un système SAP ECC – doit être rapatrié depuis les infrastructures du groupe allemand. S’y ajoute une problématique liée aux applications décisionnelles BW. « En réalité, une double problématique, précise Nathalie Danset, la responsable du domaine finance et RH au sein de l’IT de Prisma Media. D’abord, nous arrivions en fin de maintenance sur la version en production, la 7.31. Ensuite, nous étions entrés en phase de renégociation de nos licences, celles-ci étant auparavant gérées par Bertelsmann ». Un double constat qui pousse Prisma Media à lancer un projet de modernisation de sa solution décisionnelle.
Un projet mené sous contraintes. Avant tout parce que BW supporte une application clef pour le groupe, la planification budgétaire. « Elle permet de récolter l’information budgétaire auprès de tous les métiers de l’entreprise. On parle donc d’un outil essentiel pour le pilotage de l’activité », reprend Nathalie Danset. Par ailleurs, la migration vers la dernière version (la 7.5) se traduit par un double choix technique : le passage sur la base de données SAP HANA, imposé par SAP, et le transfert vers le Cloud public, qui découle de la politique de Prisma Media. Enfin, comme la montée de version de SAP BW s’effectue en parallèle de la récupération de SAP ECC sur les systèmes de l’ancien actionnaire, les calendriers des deux projets doivent être synchronisés.
Un projet trois en un
Ce cahier des charges défini, Prisma Media se met en recherche d’un prestataire capable de s’adapter à ces multiples contraintes. Recommandé par un autre fournisseur, PASàPAS s’invite dans l’appel d’offres et se voit sélectionné en short-list, face à deux autres prestataires. « En plus d’un tarif correspondant à nos attentes, PASàPAS s’est montré convaincant lors de la soutenance. En particulier grâce à la présence de l’équipe projet qui allait être impliquée par la suite », se remémore la responsable du système d’information BW. « La montée de version, le passage à HANA et le transfert vers le Cloud Azure devaient être menés concomitamment, au travers d’un projet unique décliné en 3 environnements. Une démarche assez innovante », note Cyril Krumb, qui a piloté le projet chez le prestataire.
Démarré en novembre 2021, après une phase d’accompagnement initial de deux mois, le projet aboutit à la mise en production de la nouvelle version de BW en mars 2022. Pour un bilan très positif, selon Nathalie Danset : « nous avons même avancé la mise en production d’une semaine pour être parfaitement calés avec la migration d’ECC. Et la relation qu’a entretenue PASàPAS avec les équipes infrastructures de Prisma Media et avec l’autre ESN, en charge du projet relatif à la migration de l’ERP, s’est avérée très fluide. » Or, précisément, l’orchestration des projets BW et ECC était un des principaux points de vigilance du groupe de média, afin de préserver les liens entre les deux systèmes et ainsi éviter de perturber le fonctionnement des équipes.
L’expertise du sujet pour anticiper les dysfonctionnements
Autre motif de satisfaction : la limitation des interruptions de service. Menée en grande partie durant un week-end, la migration BW n’a réellement affecté les 150 utilisateurs de l’application décisionnelle qu’une journée. « C’était un facteur d’inquiétude en amont de la migration, car le planning prévoyait que les opérations devaient s’enchainer très vite pour que l’interruption de service reste minimale », relève la responsable du projet. « Sur ces projets, le délai reste un enjeu important, renchérit Cyril Krumb. Notamment parce que, durant la phase de migration, on est contraint de stopper tout développement sur l’ancien système. Notre méthodologie a permis de ramener cette phase de gel à 10 semaines, en concevant d’abord un environnement bac à sable avant de passer à la phase de migration et de livraison des environnements de développement et de production. »
Par ailleurs, la chef de projet de Prisma Media se dit agréablement surprise par le faible nombre de dysfonctionnements engendrés par la migration. « On m’avait prévenue que le passage à la version 7.5 risquait d’entraîner des régressions, surtout que nous utilisions de nombreux composants de l’offre décisionnelle de SAP. En pratique, l’expertise de PASàPAS sur le sujet a permis d’anticiper les problèmes, allégeant d’autant les phases de recette », détaille Nathalie Danset. En la matière, le prestataire dispose en effet d’une solide expérience avec, à son actif, plus d’une vingtaine de projets de migration sur SAP HANA et une dizaine de migrations de SAP BW vers le Cloud.
En pratique, deux phases de recette de trois semaines chacune ont suffi pour valider les trois environnements livrés par le prestataire (un bac à sable, un environnement de développement et la production). « Et quand des problèmes sont apparus, par exemple sur le portail, les équipes de PASàPAS ont su se mobiliser pour aplanir la difficulté au plus vite », reprend la responsable.
SAP HANA fait fondre les temps de calcul
Avant tout poussé par des impératifs techniques et par le changement d’actionnaire vécu par Prisma Media, le projet a aussi permis de dégager des bénéfices pour les utilisateurs. Via la migration sur HANA, les temps de calcul ont fondu. « Le calcul d’un nouveau forecast ne demande plus qu’une dizaine de secondes, contre trois à quatre minutes auparavant », selon Nathalie Danset. Le passage à la version 7.5 de BW ouvre également la porte à l’arrivée de nouvelles fonctionnalités. Enfin, la migration a permis à Prisma Media d’identifier un nouveau partenaire clef : PASàPAS assure désormais la TMA (applicative et technique) de l’environnement décisionnel BW du groupe de média.
