Retour d’experience : Implementation S/4HANA Finance avec Basis Technologies International

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Leader des solutions logicielles d’extension et d’optimisation SAP, Basis Technologies International a choisi la solution in Memory SAP S/4HANA Finance pour accompagner sa croissance et relever les défis de demain. En s’appuyant sur les compétences et le savoir faire des experts SAP de PASàPAS, Basis Technologies a pu mener à bien son projet conformément à l’ensemble de ses attentes, en termes de performance, d’évolutivité, de planning et de budget.

BASIS TechnologiesL’optimisation SAP pour seul crédo

En moins de vingt ans, Basis Technologies s’est imposé comme le leader à l’échelle mondiale des solutions d’optimisation de la plateforme SAP avec des outils d’automatisation novateurs et extrêmement performants développés par son équipe de spécialistes SAP qui permettent d’exploiter SAP de façon plus agile et supportent la transformation numérique des entreprises.

Aujourd’hui, Basis Technologies se concentre sur les outils de support du développement de logiciel en continu et de la transformation des processus d’entreprise. Le plus reconnu d’entre eux est peut-être Transport Expresso, son produit phare d’automatisation des flux et de gestion des transports, qui réduit considérablement le cycle de développement sur SAP. Transport Expresso et les outils associés ShiftLeft, DevMax et SnapOps facilitent l’adoption de méthodologies modernes de développement comme Agile et DevOps (développement et exploitation) dans les environnements SAP, permettant aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’adapter plus efficacement leurs systèmes SAP à leurs besoins métier. Capitalisant sur une double expertise en matière de développement et d’intégration, Basis Technologies propose en parallèle des outils améliorant les performances de SAP, ainsi que  des solutions verticalisées dédiées aux besoins spécifiques du secteur des Utilities. Le siège social de Basis Technologies est situé à Londres, berceau de l’entreprise. Au fil des années, l’éditeur s’est développé à l’international, avec à ce jour des implantations aux USA (Philadelphie), au Canada (Vancouver), en Europe (Berlin et Budapest) et en Australie (Melbourne).

 

Mettre le SI financier en adéquation avec la croissance

Basis Technologies connaît depuis plusieurs années une forte et pérenne croissance, notamment à l’international, couplée à une évolution de son business modèle. Dans ce contexte, l’entreprise a initié au début de l’année 2015 une réflexion portant sur l’évolution de son système comptable, comme l’évoque Richard Bayliss, Directeur Financier de Basis Technologies: « Si l’outil de gestion comptable en place répondait encore aux besoins minimaux de nos entités, nous constations qu’il était arrivé aux limites de ses capacités, au regard de notre croissance actuelle et de nos ambitions de développement à l’international. En parallèle l’élargissement de notre périmètre de business avait engendré de nouvelles attentes en termes de gestion financière, que là encore, notre ancienne solution ne pouvait supporter. » En résumé, la solution précédente ne correspondait plus à l’évolution des besoins sur le plan fonctionnel. Au printemps 2015, c’est sur la base de ce constat que Basis Technologies a lancé une étude portant sur la mise à plat de son système financier.

BASIS-Technologies-logo

S/4HANA Finance : le choix de l’évidence

Par essence, Basis Technologies est depuis toujours intimement lié à SAP : SAP Partner et éditeur de solutions certifiées « Powered by SAP NetWeaver® », elle a également fait partie des premières sociétés (en septième position) invitées par SAP à rejoindre le programme SAP Startup Focus on SAP HANA. « Depuis la création de Basis Technologies, nous suivons avec beaucoup d’intérêt toutes les réflexions menées par SAP autour des technologies les plus innovantes. C’est dans ce cadre que nous avons étudié en profondeur les impacts bénéfiques de la technologie HANA sur le développement de nos propres solutions. Au fil du temps, nos équipes se sont forgées une solide compétence en matière d’exploitation de toutes les potentialités de la base de données orientée colonnes travaillant in Memory ; une expertise que nous mettons aujourd’hui au service de nos clients ayant migré vers HANA » ajoute Richard Bayliss. En conséquence, le choix d’opter pour la solution S/4HANA Finance en mode cloud s’est imposé comme une évidence, totalement en phase avec les exigences de Basis Technologies. Cette solution faisait aussi écho à la volonté d’impulser une dynamique vertueuse, en ouvrant la voie à une technologie des plus prometteuses.

« Forts de notre connaissance de la valeur ajoutée de SAP HANA et convaincus du haut potentiel de la technologie in Memory, c’est naturellement que nous avons été parmi les premiers à nous orienter vers la solution S/4HANA Finance, en phase avec nos exigences. »
Richard Bayliss, Directeur Financier de Basis Technologies.

 

Un projet rondement mené

Après avoir exploré différentes options, Basis Technologies a décidé de confier la phase d’implémentation à PASàPAS, explique Camille Libosvar, Directeur général de PASàPAS UK : « L’accord a été signé quinze jours après nos premiers échanges, sur un périmètre de prestations couvrant la fourniture de la solution S/4HANA Finance, le contrat de licence, la maintenance associée et l’hébergement de la solution en mode «private cloud », un élément essentiel aux yeux de nos interlocuteurs. En parallèle, nous nous étions engagés sur une mise en œuvre en 10 semaines, Basis Technologies demandant un démarrage opérationnel de sa nouvelle solution financière pour son entité britannique au 1er octobre 2015. » Compte tenu des délais impartis, PASàPAS a mis en place une méthodologie de déploiement adaptée, basée sur plus de quinze ans d’expérience de mise en œuvre de SAP en PME. « Nous avons privilégié la rapidité d’exécution, en mettant l’accent sur l’utilisation des processus standard fournis dans SAP » ajoute Camille Libosvar. Très rapidement, les consultants de PASàPAS ont mis en place un pilote couvrant les besoins long terme de Basis Technologies, et l’ont partagé avec les utilisateurs financiers,  l’idée étant de laisser le chef de projet client prendre la main sur la phase de reprise des données. « Nous avons tout de suite validé la démarche, bien adaptée à la réalité de notre environnement. En effet, nous n’avions pas la nécessité de prévoir une série de tests autour de la nouvelle solution, n’ayant pas réellement de problématique de volume de données à gérer » précise Richard Bayliss.
Basis Technologies a ainsi pu capitaliser, avec l’aide de PASàPAS, sur cette volumétrie abordable, en s’affranchissant de certaines phases du projet. Selon Camille Libosvar, « cette particularité du projet nous a permis d’adopter une approche itérative : une fois la structure de l’entreprise configurée, les utilisateurs ont été formés et ils ont utilisé les processus standard pour faire la migration de données. Quand tous les processus ont été déployés, la mise en production était terminée. »

 

Prêt pour la croissance future

SAP S/4HANA Finance bénéficie des dernières innovations de l’Éditeur, notamment sur le plan de la simplification.
Complètement basée sur la technologie in Memory HANA, la solution offre de nouvelles  capacités de reporting instantané (multi-filiales, par produit, par période, etc.) sans avoir à recourir à un outil de type datawarehouse.
Réinventée avec SAP Fiori, l’expérience utilisateur met l’accent sur la personnalisation : chaque utilisateur dispose d’indicateurs dédiés à sa fonction et à son domaine de responsabilité, mis à jour en temps réel. L’interface graphique est revisitée autour d’une volonté de simplification, pour être utilisée de façon plus productive, avec une formation réduite. Chacun peut ainsi facilement afficher des représentations graphiques, naviguer dans les données, effectuer des analyses prédictives et des simulations. Enfin, les transactions sont optimisées grâce à l’efficace combinaison de Fiori et HANA. Le savoir-faire affiché par PASàPAS en matière d’hébergement et d’offre cloud on HANA a grandement contribué à rassurer Basis Technologies quant à la pertinence du modèle, insiste Camille Libosvar : « Sur ce point essentiel aux yeux de notre client, nous avons bénéficié de l’expertise et des investissements réalisés par endexar, notre société « sœur » au sein du Groupe HLVS spécialisée dans l’infogérance SAP. En collaborant étroitement avec endexar, nous avons pu bâtir une offre extrêmement affûtée en termes de prix, très concurrentielle par rapport aux autres suites en mode cloud du marché. »

 

« Performante et évolutive, notre nouvelle solution S/4HANA nous permet d’aborder en toute sérénité les prochaines étapes de notre croissance, en nous appuyant sur l’expertise 100 % SAP de PASàPAS. »
Richard Bayliss, Directeur Financier de Basis Technologies International.

 

Des bénéfices concrets et immédiats

Quelques semaines après sa mise en production, S/4HANA Finance a déjà prouvé toute son efficacité au niveau fonctionnel, comme en témoigne Richard Bayliss : « Nous avons immédiatement mis en œuvre dans notre nouvelle solution la gestion des immobilisations et de la caisse des dépenses courantes (petty cash) ; des éléments qui étaient précédemment gérés sous Excel. Nous avons également mis en place des centres de coûts qui permettent une analyse instantanée ; je citerais à titre d’exemple l’analyse des coûts marketing, dorénavant accessible en temps réel selon de multiples critères : par offre, par campagne, etc. » Autre avantage lié à la solution : la mise en place de centres de profit par ligne de produits, avec la génération instantanée des comptes d’exploitation. « Au-delà des avantages avérés liés à la technologie in Memory (réduction phénoménale des temps de réponse, accélération de la vitesse d’exécution et exploitation des données en temps réel, il s’agit avant tout et surtout de bénéfices pour les métiers » insiste Camille Libosvar. Richard Bayliss en est convaincu, « la solution installée répond pleinement à nos attentes, avec en filigrane des bénéfices qui vont bien au-delà de nos besoins actuels en termes de reporting fonctionnel. Cette réussite est de bon augure dans l’optique de notre croissance future. Le projet s’est remarquablement déroulé, grâce à la mobilisation conjointe de nos équipes internes et de celles de notre partenaire PASàPAS. » La migration vers SAP S/4HANA est de plus considérée par Basis Technologies comme une réelle opportunité de repenser certains processus, en s’appuyant sur les gains technologiques et métiers constatés.

 

Un horizon tout tracé

Après la mise en place réussie de SAP S/4HANA Finance au Royaume-Uni, le projet aborde une seconde phase, visant à étendre la solution financière en mode cloud à l’ensemble des filiales commerciales de Basis Technologies International, en démarrant par l’Europe (Allemagne et Hongrie) et les USA, avant le Canada et l’Australie.
À l’issue de la mise en production à l’échelle internationale (programmée globalement sur une période de deux mois), Basis Technologies a planifié l’ajout des fonctionnalités Consolidation et Reporting incluses en standard dans l’ERP. L’objectif de go live a été raisonnablement fixé à la fin du premier trimestre 2016. Le périmètre étendu devrait ensuite intégrer la facturation et les achats, rendus disponibles avec la livraison de S/4HANA Enterprise Management.
C’est une certitude : le partenariat entre Basis Technologies International et PASàPAS a encore de beaux jours devant lui…

 

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Basis Technologies International:
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Tel : +33 1 53 90 17 50

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