Adieu le pilotage des RH par excel : retour sur la mise en place réussie de SuccessFactors

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Chez PASàPAS, nous avons souhaité être une référence montrable pour nos clients sur différentes solutions SAP. Nous avons notamment mis en œuvre SAP S/4HANA et SAP Analytics Cloud sur nos systèmes, et passé nos infrastructures sur le Cloud Amazon Web Services. Nous avons également entrepris cette démarche pour la partie Ressources Humaines au sein de PASTAD, entité de PASàPAS regroupant les fonctions support.

Nous avons ainsi basculé petit à petit sur les différents modules SAP SuccessFactors : du recrutement à l’intégration, en passant par la gestion des talents et des compétences.

Découvrez ce projet en détail grâce au témoignage d’Hélène, Responsable RH Administratif chez PASTAD.

• Quelles étaient les problématiques de PASTAD au moment du projet ?

A la suite de la fusion de deux des sociétés du Groupe (PASàPAS et Groupe KPF), nous ne disposions pas d’une base de données RH centralisée, et étions organisés via une multitude de tableaux Excel qui ne permettaient pas d’avoir une vision globale des collaborateurs du Groupe, ou encore d’assurer un pilotage efficace.

Par ailleurs, de nombreuses tâches chronophages ne nous permettaient pas de nous consacrer au véritable métier des ressources humaines. Nous étions en pleine expansion salariale, tournés sur le recrutement de talents et soucieux de gérer au mieux l’intégration et l’accompagnement de tous nos collaborateurs.

Le projet a été porté par deux personnes qui venaient d’arriver au sein de l’entreprise (juin et septembre 2019 pour un lancement au 1er janvier 2020) et ont dû s’approprier rapidement le fonctionnement de la société.

• Quelles ont été les solutions proposées ?

Nous sommes partis sur la mise en place du SIRH SAP SuccessFactors afin de répondre à nos problématiques, et s’interfaçant facilement avec nos autres outils. Les données RH des deux sociétés étaient gérées dans deux outils différents et il était impératif de les consolider dans notre SIRH.

Nous avons commencé par la création d’une base de données, permettant :
– De stocker en un seul point toutes les données RH, actualisées en temps réel par tous les intervenants,
– De créer un organigramme de la société basé sur une hiérarchie managériale,
– Toutes les données récoltées, sont archivées et historisées dans un fichier employé accessible et reportable.

Nous avons ensuite créé des formulaires de performances, permettant :
– L’identification et l’évaluation des compétences liées au poste de chaque collaborateur,
– L’évaluation annuelle de l’atteinte des objectifs liés au business,
– De réaliser l’entretien professionnel,
– De créer un historique des formations et certifications des collaborateurs,
– D’identifier, formaliser et digitaliser les nouveaux objectifs des collaborateurs.

• Comment s’est déroulé le projet ?

Nous avons tout d’abord structuré nos besoins par rapport à l’existant, et les avons répartis par domaine fonction de l’interlocuteur. A la suite de la définition de sujets prioritaires avec nos consultants HCM en interne, nous avons construit une logique au niveau du SIRH et débuté par la mise en place des modules Recruiting (recrutement), Onboarding (intégration), Employee Central (core RH) et Performance & Goal Management (évaluation de la performance et des objectifs).

Nous avons travaillé en partant de Best Practices, permettant de donner une structure de base pour chaque module. Cette structure de base a permis d’organiser et de hiérarchiser la récolte des informations à fournir.

Nous avons réalisé des maquettes (en environnement de développement), permettant d’affiner notre besoin au fur et à mesure des évolutions. Nous les avons ensuite basculées dans l’environnement de test et avons lancé des phases de tests sur un échantillon représentatif de tous les utilisateurs.

Une fois la phase de test terminée et la version finale, nous avons basculé tous les éléments en production et lancé la première campagne de formulaire au 1er janvier 2020. Toutes ces étapes ont été planifiées en amont et organisées via des points d’avancement très fréquents.

• Quels ont été les bénéfices de ce projet ?

La réalisation de ce projet nous a permis de remettre à plat nos process RH, de les simplifier et harmoniser au sein du groupe. Nous souhaitions également une solution qui réponde davantage à notre répartition sur le territoire géographique. Pour cela, SAP SuccessFactors était la solution la plus adéquate.
A la suite du projet, nous avons ainsi bénéficié d’un gain de temps au niveau de la réalisation des tâches administratives, ainsi que sur le traitement des données à faible valeur ajoutée. Tous les process RH « manuels », auparavant réalisés par la RH, sont désormais automatisés et réalisés par les managers et les collaborateurs. Cela a permis aux fonctions RH de devenir plus opérationnelles, en se recentrant notamment sur le vrai métier des ressources humaines.

Nous disposons d’un meilleur pilotage de notre capital humain grâce à un reporting de données précises, historisées, sécurisées également grâce à un système d’autorisations d’accès aux données et conforme à la RGPD. Cette base de données est exhaustive et actualisée en temps réel pour tous les aspects RH (recrutement, sourcing, admin, GPEC, suivi des performances collaborateur, etc.).

SAP SuccessFactors a également l’avantage d’être un outil intuitif, qui permet une prise en main rapide par l’utilisateur, sans devoir dispenser de longues formations auprès des salariés. L’expérience utilisateur est donc favorisée et l’implication des collaborateurs développée, car ils se retrouvent directement acteurs des process mis en place.

• Quelles sont les perspectives à la suite de ce projet ?

Nous allons continuer d’approfondir les fonctionnalités des modules déjà opérationnels et déployer d’autres modules de la solution. Nous souhaiterions également pouvoir traiter d’autres problématiques RH que le collaborateur rencontre tout au long de son parcours salarial, telles que l’évolution au cours de sa carrière, la formation et la rémunération.

Nous aimerions également avoir des données les plus précises possibles pour être capable de les utiliser dans le cadre du développement commercial de la société. Comme, par exemple, être capable de mieux identifier les expertises sectorielles de nos salariés suite à leurs expériences professionnelles passées, afin de mieux répondre à certaines problématiques métiers de nos clients.

Nous allons également devoir mener une conduite du changement vis-à-vis de nos collaborateurs. En effet, chacun d’entre eux va désormais avoir un rôle à jouer, notamment dans la mise à jour de ses propres données (RIB, adresse postale, certifications et formations passées). Nous allons ainsi les accompagner afin qu’ils puissent se responsabiliser.

Cette conduite du changement va également être appliquée au niveau des entretiens annuels, puisque chaque collaborateur devra désormais s’autoévaluer. Cette nouvelle façon de fonctionner pour PASàPAS nécessitera un accompagnement de la part de nos équipes HR.

Enfin, nous devrons communiquer aux collaborateurs les nouveaux éléments disponibles via la plateforme SAP SuccessFactors : comment trouver les bonnes informations ou encore comment trouver le bon interlocuteur, cela afin qu’ils puissent gagner en autonomie.

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