Licences SAP : comment accompagner la mutation à grande vitesse des usages

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En tant que distributeur à valeur ajoutée de SAP, PASàPAS assure les audits de licences annuels pour le compte de l’éditeur. Le prestataire met à profit ce rôle pour accompagner ses clients dans la maîtrise de ce sujet complexe. Par exemple sur les trop célèbres accès indirects ;

Être distributeur à valeur ajoutée SAP place les partenaires concernés, dont PASàPAS, dans une position particulière. Pour les clients, le prestataire devient l’interface principale, qui concentre 90% des messages de support. Pour l’éditeur, le distributeur à valeur ajoutée va mener un audit annuel chez ses clients afin de vérifier leur conformité en termes de licensing, via une série de mesures qui sont remontées à SAP.

 

PASàPAS met à profit ce passage obligé pour proposer aux clients de son offre de

Francis Roche, DG de PASàPAS

maintenance – soit une centaine d’organisations à ce jour – un accompagnement dans les arcanes du licensing SAP. Un sujet complexe que les entreprises peinent à maîtriser. « En effet, le paysage SAP des organisations est souvent composé de multiples systèmes, mais les contrats ignorent totalement cette complexité technique pour se focaliser sur les utilisateurs physiques. Pour vérifier l’adéquation entre les contrats et les usages, il faut donc consolider tous les usages d’un individu sur de multiples systèmes. Or certains clients ne maîtrisent pas très bien les subtilités de cette consolidation », résume Francis Roche, directeur général de PASàPAS. Le prestataire les accompagne donc dans cette étape technique. Et se sert surtout des informations ainsi récoltées comme socle d’un travail d’analyse.

 

Eduquer les entreprises, faire tampon avec l’éditeur

 

« Par exemple, dans les entreprises caractérisées par un turnover important, il peut arriver que certaines licences restent inutilisées. Nous accompagnons alors ces organisations dans le redéploiement ou la suppression de ces droits d’usage, illustre Marc Villageon, Software Asset Manager de PASàPAS.

Marc Villageon, Software Asset Manager chez PASàPAS

Dans d’autre cas, le travail d’analyse peut porter sur l’origine des connexions multiples, qui posent problème avec le licensing SAP » En pratique plusieurs accès avec un même login, alors que le licensing de l’éditeur affecte un login à chaque utilisateur. « Dans les faits, il peut simplement s’agir de mauvaises pratiques de certains utilisateurs, qui ne pensent pas à fermer leur session avant de changer de poste de travail », reprend l’expert. PASàPAS joue alors un rôle d’éducation auprès des entreprises concernées… et d’accompagnement de ces dernières dans leurs explications auprès de l’éditeur.

 

Des exemples qui illustrent bien l’évolution des fonctions de Marc Villageon, dont la mission était à l’origine focalisée sur l’audit de licences mais qui, de plus en plus, propose des services à valeur ajoutée aux clients de PASàPAS et un accompagnement personnalisé. « Cette mission d’éducation et de conseil, née il y a environ 3 ans, est de plus en plus centrale, ajoute Francis Roche. Car la structure des contrats que signent les clients date des années 80, alors que les usages évoluent à vitesse grand V et sont appelés à encore s’écarter des pratiques anciennes avec la montée en puissance du Cloud. »

 

Transformer les contrats pour les accès indirects

 

Exemple emblématique de ce fossé grandissant : le passage à S/4HANA, la nouvelle génération d’ERP du premier éditeur européen. Des progiciels qui connectent de moins en moins des individus et de plus en plus d’autres systèmes. « Dès lors, un contrat portant sur des utilisateurs nommés pose forcément problème », reprend le DG de PASàPAS. Pour s’adapter à cette réalité nouvelle, SAP a introduit un nouveau mode de licensing, les Digital Access. Mais encore faut-il en saisir les subtilités. Une autre facette de la mission de Marc Villageon : « mon rôle sur ce sujet se veut pédagogique. Au 20ème siècle, les usages dits indirects (l’appellation des accès à SAP par d’autres systèmes) étaient très minoritaires. Aujourd’hui, on atteint parfois un ratio de 50% ! Nous conseillons alors aux clients d’adapter leurs contrats, en considérant les Digital Access, car l’offre de SAP en la matière est aujourd’hui intéressante, après une première proposition inaboutie. »

 

Autre chausse-trappe où un utilisateur SAP peut facilement tomber : le licensing de technologies tierces. Les contrats SAP incluent fréquemment des runtimes (soit des moteurs logiciels), par exemple pour la base de données Oracle sous-jacente à la plupart des installations SAP précédant l’introduction de HANA. Des runtimes dont l’usage est limité aux environnements SAP. « Si une requête aboutit en dehors de ceux-ci, vous n’êtes plus conforme », résume Francis Roche.

 

Software Asset Manager : tantôt archéologue, tantôt pompier

 

Bref, en matière de licensing, le diable se loge presque toujours dans les détails. Et peut aboutir à des factures salées, se chiffrant parfois en millions d’euros, si l’éditeur identifie un écart significatif entre les droits d’un client et ses usages réels. Le rôle du Software Asset Manager de PASàPAS consiste donc aussi à identifier ces zones de risques. « Il arrive très souvent que nous réalisions, à la demande des clients, des audits de licences en dehors de l’audit contractuel prévu par SAP », relève ainsi Marc Villageon. Ou que l’expert conseille les équipes de Software Asset Management de certaines organisations sur les questions spécifiques liées au licensing SAP. « Parfois, il s’agit de se plonger dans des contrats datant de 20 ou 30 ans, qui ont vu passer de multiples DVA (distributeur à valeur ajoutée) et ont connu plusieurs évolutions de systèmes SAP. Presque un travail d’archéologue, tant de nombreuses informations ont souvent été égarées au fil du temps », reprend Marc Villageon.

 

Un archéologue qui se mue parfois en pompier. Car les compétences de PASàPAS en matière de licensing sont aussi mises en contribution par certaines entreprises confrontées à une urgence. Comprendre un audit de l’éditeur qui s’est mal passé. Par exemple, parce qu’un infogéreur a passé un runtime dont la licence est indexée sur un nombre de CPU sur un serveur octo-cœur, contre un bi-cœur précédemment. Ce qui, l’air de rien, multiplie la facture par 4, alors que le client n’a en rien modifié ses usages ! « Un cas typique où nous intervenons en pompier auprès d’une entreprise qui ne nous a pas confié sa maintenance SAP, dit Francis Roche. Nous devons expliquer au client qu’il contrevient aux règles du licensing SAP et à l’éditeur que l’entreprise concernée est de bonne foi. C’est alors nous qui nous chargeons de la négociation de régularisation avec SAP, pour le compte de notre client : nous savons comment l’éditeur va réagir en fonction de cas. Notamment de quel niveau de bienveillance nous pouvons bénéficier de sa part. »

 

En savoir plus sur la maintenance SAP avec PASàPAS

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