#restonsenaction : avoir un système de paie toujours en conformité avec les dernières évolutions légales ?

Woman doing accounting

Les répercussions de la crise du Covid-19 en matière de gestion des ressources humaines ont été sans précédent. Activité partielle, gestion des arrêts maladie… autant de sujets sur lesquels les entreprises ont dû se mettre en conformité avec les nouvelles règles, dans des délais records. Nierana Rozier, responsable du centre de compétences RH de PASàPAS, nous explique comment son service s’est mobilisé à 100% pour aider les clients à rester en action dans un contexte hautement instable.

 

 « C’est dans l’ADN de PASàPAS de s’impliquer au maximum pour permettre à ses clients de rester en action, y compris dans de telles circonstances… »

 

Quelles ont été les principaux enjeux du confinement pour vos clients en matière de ressources humaines ?

Du jour au lendemain, la situation a basculé pour nos clients avec des répercussions fortes en termes de gestion des ressources humaines. Leurs deux principaux sujets de préoccupation ont été : l’activité partielle des salariés et la gestion des arrêts maladie.

L’enjeu pour eux a été de s’adapter en continu aux évolutions des réglementations pour être toujours en conformité avec les nouveaux textes. Sachant que les changements ont été nombreux depuis le mois de mars et qu’ils continuent encore maintenant… A titre d’exemple, au niveau de l’activité partielle, le calcul du taux d’indemnisation des salariés a évolué sans cesse. Il fallait d’une part appliquer les nouvelles règles de calcul définies dans la loi et, d’autre part, les adapter aux spécificités de chaque entreprise, certaines ajoutant des indemnités complémentaires à leurs salariés.

Les entreprises ont dû s’adapter dans des délais très réduits, car il leur fallait impérativement être à jour pour la paie de fin de mois. Un vrai challenge !

 

« Le mot d’ordre était la réactivité, voire la proactivité. »

 

Comment les avez-vous aidés à traverser cette période ?

Nous avons mis en place un accompagnement rapproché, en étant le plus possible dans l’anticipation.  Dès l’annonce du confinement le 16 mars, nous avons appelé chacun de nos clients pour leur dire que nous étions là pour les aider. Le fait de nous manifester de cette manière, très en amont, a contribué à les rassurer.

 

Nous sommes intervenus chez nos clients à plusieurs niveaux :

  • D’une part, pour les assister sur les textes légaux et leurs modifications au fil du temps. En temps normal, nous avons chez PASàPAS un service dédié à la veille réglementaire sur les questions salariales qui publie une fois par mois un document « La Vie Sociale » synthétisant les dernières évolutions légales, quels que soient les secteurs (aéronautique, métallurgie, chimie…). Dans des contextes particuliers où les sujets légaux fleurissent par exemple début ou fin d’année pour le Projet de Loi de Finance de Sécurité Sociale, en ce moment Covid-19, l’ensemble des consultant RH suivaient quotidiennement les évolutions légales concernant la paie, afin d’être en mesure d’alerter au plus vite ses clients.
  • D’autre part, pour réaliser la mise à jour des paramétrages dans leur système d’information RH. Avec chaque client, nous avons analysé comment adapter la loi à ses spécificités, en établissant un calendrier de mise en œuvre et un suivi journalier.

 

Le mot d’ordre était la réactivité, voire la proactivité. Nous étions force de proposition pour les alerter sur les points réglementaires qu’ils devaient impérativement appliquer.

Bien sûr, dans une période « normale », nous intervenons également chez nos clients pour des besoins liés par exemple à un nouvel accord d’entreprise, à des textes de convention collective ou tout simplement les assister sur des cas de gestion spécifique (solde de compte, promotion ou changement de contrat d’un salarié, etc).

 

Comment avez-vous réussi à maintenir la relation avec vos clients, malgré la distance ?

Le travail à distance est une habitude chez PASàPAS. Nous fonctionnons de cette façon depuis toujours, avec un système de ticketing via notre plateforme SOLMAN. Les clients formulent une requête écrite, les consultants s’engagent à y répondre sous un certain délai et interviennent à distance. C’est un gain de temps et d’efficacité pour nous et nos clients.

Nous nous déplaçons peu chez nos clients, essentiellement en début de collaboration pour créer une relation de confiance et lors des formations.

C’est pourquoi, nous avons pu réagir très vite au confinement. Cela n’a gêné en rien notre façon de travailler. En raison du caractère d’urgence de la situation, nous avons établi en plus avec nos clients des points réguliers par visio-conférence, pour les tenir au courant de l’avancée de nos interventions et des dernières évolutions légales.

 

 

Qu’avez-vous mis en œuvre pour garantir une attention continue et une extrême réactivité à vos clients ?

Nous avons en effet cherché à « coucouner » du mieux possible nos clients ! C’était une obligation pour nous d’être disponibles pour eux, car il fallait leur permettre d’avancer sereinement sur le sujet de la paie. C’est un sujet stratégique dans une entreprise.

Cela a représenté une surcharge de travail importante pour tous les consultants du pôle de compétences RH.  De ce fait, nous avons adapté nos modes de fonctionnement afin de capitaliser sur les expertises de chacun. Nous avons davantage mis en commun nos connaissances et partagé nos retours d’expérience sur ce qui était mis en œuvre chez les clients.

 

« Nos clients ont apprécié notre savoir-faire qui va au-delà du traditionnel support sur leur SIRH. Notre connaissance des textes légaux leur a apporté un grand soutien. »

 

Quel a été le retour de vos clients ?

Nos clients se sont montrés très satisfaits et nous ont remercié pour notre investissement à leurs côtés. Tous ont pu établir leur paie dans les temps ! Ils ont apprécié notre savoir-faire qui va au-delà du traditionnel support sur leur SIRH. Notre connaissance des textes légaux leur a apporté un grand soutien.

La communication, très fluide entre nous malgré la distance et le contexte de crise, a créé une grande confiance dans nos relations. L’un de nos clients nous a même fait part de son étonnement : « Mais comment faites-vous pour suivre aussi bien toutes les évolutions et être toujours disponibles pour nous ? »  Je dirais que c’est tout simplement dans l’ADN de PASàPAS de s’impliquer au maximum pour permettre à ses clients de rester en action, y compris dans de telles circonstances…

 

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