#restonsenaction : piloter en temps réel votre activité ?

Office workplace table with reports

La crise du Covid-19 a mis en avant la nécessité de disposer rapidement de nouveaux outils de pilotage, notamment pour suivre le taux d’activité des collaborateurs au chômage partiel. La solution SAP Analytics Cloud (SAC) a permis à PASàPAS d’accéder de manière simple et agile à des rapports automatisés et directement utilisables. Un support efficace pour le contrôle de gestion en interne et une aide stratégique à la décision pour la direction. Une solution qui a permis à PASàPAS de rester en action pendant toute la période.

 

 

Ikrame Essouri, Contrôleur de gestion chez PASàPAS

« SAC nous a permis d’être très réactif et de nous adapter rapidement au contexte de la crise sanitaire. En 10 jours, nous avons pu mettre en place des rapports pour le suivi de l’activité partielle et ainsi pouvoir programmer facilement les semaines de travail de nos consultants. », explique Ikrame Essouri, Contrôleur de gestion chez PASàPAS qui a participé au projet SAC.

 

 

L’installation de la solution SAP Analytics Cloud (SAC) au sein du propre SI de PASàPAS s’est déroulée très rapidement. Une démarche dont PASàPAS ne cesse de se féliciter, au vu des bénéfices réels que cela lui apporte au quotidien : une plus grande facilité de pilotage de son activité et une meilleure réactivité dans ses prises de décision.

La crise du Covid-19 et les besoins nouveaux qu’elle fait naître en termes d’outils de gestion en est une parfaite illustration.

 

Gain de temps et de réactivité grâce à l’automatisation des tableaux de reportings

« Notre problématique au départ était de pouvoir disposer de rapports d’activité qui soient connectés automatiquement et d’éviter de les réaliser manuellement, comme c’était le cas jusqu’alors. », précise Ikrame Essouri.  « Nous voulions que ces tableaux de suivi permettent de tirer des tendances par rapport aux années passées, de suivre des évolutions. Ainsi qu’avoir un outil de prise de décision réactif. »

Le premier besoin métier a porté sur le « rapport commercial » : l’enjeu était d’affecter les ventes à chaque commercial, afin de pouvoir confronter ses résultats aux objectifs fixés et de l’incentiver en conséquence. « Par la suite, en connectant SAC à notre plateforme interne – qui enregistre le temps passé de chaque consultant sur chaque dossier client -, nous avons également pu suivre plus finement l’évolution de notre rentabilité. » En s’appuyant sur ces rapports commerciaux, la communication entre les managers et leurs équipes s’en trouve facilitée.

Autre besoin : les données financières et le suivi des indicateurs clés (chiffre d’affaires, compte de résultat…) à partir de données qui découlent du système d’information SAP S/4HANA.  « Chaque fin de mois, les rapports étaient rapidement demandés. Pour optimiser le travail du contrôle de gestion et permettre aux managers d’avoir accès aux indicateurs en temps réel, SAC change la vie ! Schématiquement, « il suffit  de cliquer sur un bouton » pour disposer des données mises à jour. »

 

Paramétrages simples et rapides des rapports d’activité en fonction des besoins de l’entreprise

Le gros avantage de SAC est de centraliser toutes les données (RH, financières, opérationnelles…) en provenance de différents systèmes de l’entreprise en un seul et même endroit. Ce qui multiplie les possibilités de croisement des données financières et opérationnelles et permet une analyse plus poussée des indicateurs.

Au moment de son installation, SAC propose des rapports standards définis par défaut. Chaque entreprise peut alors paramétrer les rapports en fonction de ses besoins actuels et futurs. La solution est conçue pour rendre les clients autonomes dans la création de leurs propres tableaux de bord. « La création de nouveaux rapports dans le cadre du Covid-19 s’est déroulée très simplement. Pour cela, nous avons fait travailler ensemble trois équipes : le contrôle de gestion, les consultants BI et un développeur. »

Les tableaux de bords sont présentés de façon très ergonomique et visuelle. Faciles à partager, ils apparaissent comme de véritables supports à la décision pour les managers et la direction générale. « Aujourd‘hui, ce ne sont plus les managers qui réalisent sous Excel les rapports de suivi demandés par le contrôle de gestion. C’est SAC qui leur fournit les rapports utiles pour le développement de leur business. Cela se fait en sens inverse ! »

 

Des perspectives utilisateurs infinies…

« Proposer des nouveaux rapports à différents métiers, avoir un résultat d’exploitation par société, croiser les données des différents systèmes… les possibilités pour faire vivre l’outil sont nombreuses. », explique Ikrame Essouri.

Les possibilités d’analyse par croisement des données sont infinies. SAC permet de répondre aux besoins de chaque utilisateur. « En interne, la direction générale a souvent de nouvelles demandes. Nous allons faire en sorte que chaque directeur ait une présentation personnalisée sur son poste avec ses propres KPI, tels que : la satisfaction des employés pour la DG, des indicateurs de rentabilité pour le directeur financier, le taux de congés et les indicateurs de formation pour le directeur opérationnel… »

 

Concrètement, SAC peut répondre à n’importe quel besoin de reporting, pour n’importe quelle taille d’entreprise. « Même une petite entreprise avec un simple ERP comptabilité trouvera un intérêt à installer SAC. », termine Ikrame en guise de conclusion.

 

Une façon simple et efficace de rester en action quelles que soient les contraintes extérieures !

 

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