Se projeter sur des scénarios de sortie de crise devient une nécessité en période d’incertitude. Mais qui est loin d’être évidente à mettre en œuvre si l’entreprise ne dispose pas des outils appropriés. Pour faire face à la situation d’instabilité causée par le Covid-19, PASàPAS a eu recours à un outil de gestion de scénarios budgétaires basé sur SAP Analytics Cloud (SAC). Une solution souple et agile qui aide les entreprises à prendre des décisions avec réactivité. Et à rester en action même dans le brouillard.
« Pour gérer au mieux la crise du Covid-19, nous devions parvenir à réaliser des projections de baisse de chiffre d’affaires et à en mesurer l’impact sur le résultat global de notre entreprise. L’outil de gestion de scénarios What If dans SAC nous a permis d’avoir une vision synthétique des grandes tendances à venir et ainsi de mieux piloter notre activité en interne. », explique Aurélien Nicoletti, Directeur administratif et financier, PASàPAS.
Faire des simulations budgétaires pour une entreprise est un exercice difficile et fastidieux. Là où il peut prendre des jours ou des semaines avec un tableur Excel, la solution SAC de SAP fait gagner un temps précieux. « Qu’est ce qui se passe si mon chiffre d’affaires est impacté de 30% pendant 2 mois ? Si je dois prendre en charge 15% supplémentaire sur l’activité partielle ?… Ces questions, tout le monde a dû se les poser. Et pourtant, il est compliqué de faire des simulations dans les grandes masses sans un outil adapté. »
Des scénarios budgétaires en temps réel
Les What if scénarios sont issus d’un outil basé sur la partie Planning de SAC. Son intérêt est de travailler sur des tendances budgétaires à partir de projections sur différents KPI. « L’outil permet de comparer des scénarios budgétaires en faisant évoluer des hypothèses de chiffre d’affaires par activité, de charges, de masse salariale, de sous-traitance etc… Je peux ainsi comparer le budget initial avec un budget projeté. »
L’outil est conçu pour permettre un travail collaboratif de manière immédiate. Plusieurs personnes peuvent interagir en même temps et renseigner les données de leur re-prévision.
Des écrans comprenant des présentations et des graphiques très visuels permettent de comparer instantanément le budget initial avec le nouveau scénario de budget et d’en mesurer les écarts.
« Nous disposons de tableaux de bord qui présentent de manière visuelle et synthétique les évolutions de résultats engendrés par les modifications des KPI en plus ou en moins. »
Un pilotage au plus juste et une aide à la décision
Le bénéfice de cet outil est de pouvoir se projeter dans différentes hypothèses de budget.
« Les What If scénarios nous permettent de gérer notre activité au plus juste et de nous adapter aux évolutions du contexte économique. »
En gestion de crise, ces projections sont un élément essentiel de la prise de décision. « Il est pour nous indispensable de mettre en place des indicateurs de pilotage pour anticiper l’impact sur le résultat d’une évolution dans le CA ou de la masse salariale par exemple. L’intérêt est de pouvoir activer les bons leviers et de prendre les bonnes décisions plus rapidement. »
Une solution simple à installer et rapide à prendre en main
Un des grands atouts de la solution est d’être rapide à mettre en place. « L’outil est déconnecté de notre système d’information. Il est de ce fait très souple à installer. Notre Direction Financière l’utilise très régulièrement », explique Bruno Bosc, Responsable Communauté Business Intelligence chez PASàPAS.
Moins d’un mois est nécessaire aux consultants de PASàPAS pour réaliser les 3 étapes-clés du process d’installation :
- L’adaptation aux besoins spécifiques du client des templates de budgets pré-établis par PASàPAS.
- La mise en place du simulateur dans SAC.
- La formation des utilisateurs pour accélérer leur prise en main.
L’outil peut être utilisé directement par les managers et la direction générale qui deviennent rapidement autonomes dans la gestion des différents scénarios. Un bénéfice évident pour piloter une gestion de crise et mettre en place des plans d’action clairs et avisés. Et pouvoir rester en action quoi qu’il arrive.
Vous souhaitez vous projeter et évaluer les différentes simulations de votre budget de manière collaborative, et prendre les meilleures décisions ? Découvrez notre offre de forecasts et d’analyses budgétaires avec SAP Analytics Cloud !
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