Un projet de transition vers l’ERP SAP S/4HANA ne se réduit pas à sa seule dimension technique. L’adhésion des équipes est l’un des facteurs clés du succès. Elle s’obtient en prenant toute la mesure de la conduite du changement.
C’est humain, le changement fait toujours un peu peur ! Surtout quand il s’agit de toucher à la colonne vertébrale de l’activité de l’entreprise : son ERP. Au moment de migrer vers SAP S/4HANA, certains utilisateurs vont ainsi s’interroger sur l’utilité de faire évoluer des processus qui fonctionnaient déjà. D’autres auront eu écho de transitions douloureuses que certaines organisations ont expérimentées dans l’industrie ou la logistique.
« Bien qu’aboutis techniquement, certains projets d’intégration s’avèrent au final de vrais échecs, en raison d’absence de conduite du changement. Les processus n’ont pas été redessinés et les rôles et responsabilités de chacun insuffisamment définis dans la nouvelle organisation, explique Erika Nogier, Directrice de Projet SAP chez PASàPAS. Les conséquences peuvent être lourdes sur le plan opérationnel et financier. Plusieurs mois après la mise en production, certaines entreprises continuent à gérer des dysfonctionnements et à apporter un support à des utilisateurs insatisfaits. Pas question donc de se lancer dans une migration à marche forcée ! Aujourd’hui, 10 à 15 % du coût global du projet doivent être consacrés à la conduite du changement. »
Une conversion pour minimiser l’impact sur les utilisateurs
Pour obtenir l’adhésion de ses équipes, il faut déjà commencer par réfléchir aux modalités de sa trajectoire vers SAP S/4HANA. L’idée ? Identifier le chemin le moins contraignant, qui nécessitera de facto le moins de conduite du changement. « Si l’entreprise souhaite faire peu évoluer ses processus et qu’elle dispose d’un ERP SAP relativement récent et peu spécifié, la conversion constituera la meilleure option. Elle pourra ainsi capitaliser sur les données et paramètres existants. Et l’impact sera donc limité sur les utilisateurs. La conversion va s’effectuer rapidement, en 3 à 6 mois. Comme l’outil est amené à ne connaître que des évolutions à la marge, la conduite du changement se centrera moins sur la formation que sur la communication. Portée par les dirigeants, elle donnera du sens à l’investissement réalisé, en valorisant les performances que va apporter le nouvel ERP. »
Éviter la longue et périlleuse stratégie du Greenfield
La trajectoire sera tout autre si l’entreprise entend profiter du passage sur SAP S/4HANA pour refondre en profondeur ses modes de fonctionnement et son organisation. Cela peut être le cas lors d’une fusion-acquisition, où deux entreprises vont devoir se doter d’un nouveau système d’informations commun. Des entités dont le business model a rapidement évolué pourraient aussi vouloir faire « table rase » et engager une stratégie de « Greenfield ». Autrement dit : repartir de zéro avec un système d’informations et des processus tout neufs.
« Quand cela reste possible, il est préférable de privilégier une conversion de son ERP à un « Greenfield », surtout si on ne dispose pas en interne d’une équipe projet suffisante pour accompagner le chantier. Un « Greenfield » va demander au minimum 12 à 18 mois. L’impact sera fort sur les métiers et le projet va perturber le quotidien. Il faudra activer l’ensemble des leviers de la conduite du changement pour susciter l’adhésion. Un tel projet ne peut pas être mené de manière descendante », prévient Erika Nogier.
Les managers, premiers acteurs du changement
Pour que le changement soit compris, accepté et que les équipes y adhèrent, celui-ci doit être co-construit avec les opérationnels. « Les managers devront être partie prenante dans la décision de changement d’organisation. Il faudra les impliquer dans le travail d’analyse des actuels et futurs processus, afin qu’ils puissent avoir conscience de l’impact sur leurs équipes et les accompagner dans les évolutions à venir. L’équipe projet doit quant à elle s’appuyer sur des utilisateurs clés, auxquels on donne un réel pouvoir décisionnaire. A l’instar des dirigeants, qui devront soutenir activement le projet, leur rôle sera essentiel pour défendre la solution auprès des équipes. »
Un outil à votre disposition
Pour faciliter le maintien et la montée en compétence de vos utilisateurs sur leur nouveau système de gestion, PASàPAS propose la solution SAP Enable Now (SEN), accessible directement depuis l’écran SAP.
De 10 à 15 % du coût global d’un projet de transition doit être consacré à la conduite du changement.
Le R.O.I de la conduite du changement est d’environ 15 %.
Source : www.e-marketing.fr
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